Aktia Pankki Oyj - Yhtiökokouskutsu

KUTSU YLIMÄÄRÄISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN

Aktia Pankki Oyj
Kutsu ylimääräiseen yhtiökokoukseen
8.8.2017 klo 9.00

 

Aktia Pankki Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan ylimääräiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään torstaina 21. syyskuuta 2017 kello 16.00 Tekniskan salissa, Eerikinkatu 2, 00100 Helsinki. Kokoukseen ilmoittautuneet pääsevät sisään ja äänestyslippujen jakaminen aloitetaan kello 15.00. Yhtiökokouksen tarkoituksena on päättää Aktia Pankki Oyj:n yhtiöjärjestyksen muuttamisesta ja sen myötä yhtiön hallintoneuvoston lakkauttamisesta.

A. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat

Yhtiökokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen

2. Kokouksen järjestäytyminen

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen

5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen

6. Päätetään Aktia Pankki Oyj:n yhtiöjärjestyksen muuttamisesta

Aktia Pankki Oyj:n yhtiöjärjestystä ehdotetaan muutettavaksi siten, että hallintoneuvosto lakkautetaan (§ 8, 9) ja kaikki viittaukset hallintoneuvostoon poistetaan (§ 4, 7, 10, 11 ja 12). Hallituksen jäsenten valinta siirtyy hallintoneuvostolta yhtiökokoukselle. Nimitysvaliokunta, joka muodostuu viiden suurimman osakkeenomistajan edustajista, ehdotetaan perustettavaksi yhtiöjärjestyksen uutena 8 §:nä yhtiökokouksen valitsemien hallituksen jäsenten valinnan valmistelemiseksi. 10 §:ssä mainittu hallituksen jäsenten toimikausi ehdotetaan muutettavaksi kalenterivuodesta toimikaudeksi, joka alkaa varsinaisesta yhtiökokouksesta ja päättyy seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen.

Hallituksen jäsenen ikärajoitus § 9:ssä ehdotetaan poistettavaksi.

15 §:stä ehdotetaan poistettavaksi vanhentunut viittaus Keskuskauppakamarin hyväksymään tilintarkastajaan ja ehdotetaan kohdan korvaamista tilintarkastusyhteisöllä.

Lisäksi yhtiöjärjestykseen on tehty joitakin pienempiä teknisiä tarkennuksia.

Yhtiöjärjestyksen muuttamista koskeva ehdotus kokonaisuudessaan on tämän kutsun liitteenä ja lisäksi saatavilla osoitteesta www.aktia.com/Johto ja hallinto/Yhtiökokous.

7. Nimitysvaliokunnan työjärjestyksen vahvistaminen

Ehdotetaan, että yhtiökokous Hallinnointikoodin (2015) suosituksen 18b mukaisesti vahvistaa nimitysvaliokunnan työjärjestyksen. Työjärjestyksessä vahvistetaan nimitysvaliokunnan tehtävät ja työskentelytavat.

Ehdotus nimitysvaliokunnan työjärjestykseksi kokonaisuudessaan on tämän kutsun liitteenä ja lisäksi saatavilla osoitteesta www.aktia.com/Johto ja hallinto/Yhtiökokous.

8. Istuvan hallituksen pidennetyn toimikauden ja palkkioiden vahvistaminen

Ehdotetaan, että yhtiökokous vahvistaa hallintoneuvoston 21.9.2017 tekemän päätöksen hallituksen toimikauden pidentämisestä käynnissä olevan kalenterivuoden lopusta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen vuonna 2018 asti, jotta päästään rytmiin, jossa varsinainen yhtiökokous valitsee hallituksen jäsenet ja hallituksen toimikausi on varsinaisesta yhtiökokouksesta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen. Hallitukseen kuuluvat tällä hetkellä Dag Wallgren, puheenjohtaja, Lasse Svens, varapuheenjohtaja, Christina Dahlblom, Stefan Damlin, Sten Eklundh, Kjell Hedman, Catharina Stackelberg ja Arja Talma. Lisätietoja istuvan hallituksen jäsenistä on saatavilla osoitteesta www.aktia.com/Johto ja hallinto.

Ehdotetaan myös, että yhtiökokous vahvistaa hallintoneuvoston 21.9.2017 tekemän päätöksen hallituksen jäsenille maksettavista palkkioista. Ehdotetaan, että hallituksen jäsenille maksettavat palkkiot maksetaan kuluvan kalenterivuoden lopusta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen vuonna 2018 asti ja ehdotetaan, että palkkiot maksetaan hallintoneuvoston kalenterivuodeksi 2017 vahvistamien palkkioiden perusteella:

• Hallituksen puheenjohtaja 61 200 €/vuosi
• Hallituksen varapuheenjohtaja 34 650 €/vuosi
• Hallituksen jäsen 27 140 €/vuosi

Kalenterivuoden 2018 alusta seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen 2018 asti 40 % vuosipalkkion osuudesta maksetaan Aktia Pankki Oyj:n A-osakkeina. Kokouspalkkio on 500 euroa kokouksesta, jossa hän on ollut läsnä, ja valiokunnan puheenjohtajan kokouspalkkio on 1 000 euroa kokouksesta, jossa hän on toiminut puheenjohtajana.

9. Kokouksen päättäminen

B. Yhtiökokousasiakirjat

Edellä mainitulla yhtiökokouksen asialistalla olevat päätösehdotukset sekä tämä kokouskutsu ovat saatavilla Aktia Pankki Oyj:n verkkosivuilla osoitteessa www.aktia.com. Jäljennökset mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille. Kaikki mainitut asiakirjat ovat lisäksi nähtävillä yhtiökokouksessa. Kokouksen pöytäkirja on nähtävillä edellä mainituilla verkkosivuilla viimeistään 5.10.2017.

C. Ohjeita yhtiökokoukseen osallistujille

1. Yhtiön osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 11.9.2017 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakasluetteloon ja joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua 15.9.2017 kello 16.00 mennessä, jona ajankohtana ilmoituksen tulee olla yhtiöön saapuneena. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua:

a) yhtiön verkkosivuilla www.aktia.com;

b) puhelimitse numeroon 0800 0 2474 (arkisin klo 8.30–16.30);

c) kirjeitse osoitteeseen Aktia Pankki Oyj / Konsernin lakiasiat, PL 207, 00101 Helsinki.

Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajaa pyydetään ilmoittamaan nimi ja henkilö- tai Y-tunnus, osoite, puhelinnumero sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja asiamiehen henkilötunnus. Osakkeenomistajien Aktia Pankki Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokoukseen ja sen yhteydessä tehtävien rekisteröintien käsittelyyn liittyviin tarkoituksiin.

2. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 11.9.2017 olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon 18.9.2017 klo 10.00 mennessä. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä tilapäiseen osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisö ilmoittaa hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajan, joka haluaa osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuna ajankohtana.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat

Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevien osakkeiden nojalla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat tulee ennen ilmoittautumisajan päättymistä lähettää osoitteella Aktia Pankki Oyj / Konsernin lakiasiat, PL 207, 00101 Helsinki, sähköpostilla osoitteeseen konserninlakiasiat@aktia.fi tai faksilla numeroon 010 247 6568.

4. Lisätietoja

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on yhtiökokouksessa osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus kokouksessa käsiteltävistä asioista.

Tämän kokouskutsun päivänä 8.8.2017 Aktia Pankki Oyj:llä on yhteensä 66 578 811 osaketta; 46 706 723 A-sarjan osaketta ja 19 872 088 R-sarjan osaketta. Äänten yhteenlaskettu määrä on 444 148 483. Mahdollisen äänestyksen yhteydessä huomioon ei oteta yhtiön omassa hallinnassa olevia 52 440:tä A-sarjan osaketta ja 6 658:aa R-sarjan osaketta, jotka yhteensä oikeuttavat 185 600 ääneen. Joukkoa A-sarjan osakkeita, jotka edustavat 767 286:ää ääntä, ei voitu Veritas keskinäisen vahinkovakuutusyhtiön omistajille vuonna 2009 maksetun sulautumisvastikkeen maksamisen yhteydessä kirjata millekään arvo-osuustilille, joten nämä osakkeet eivät osallistu mahdolliseen äänestykseen.

AKTIA PANKKI OYJ HALLITUS

AKTIA PANKKI OYJ

Lisätietoja: Johtaja Mia Bengts, HR & Konsernin lakiasiat, puh. 010 247 6348

Lähettäjä: Viestintä- ja yhteiskuntavastuujohtaja Malin Pettersson, puh. 010 247 6369

 

Jakelu:
Nasdaq OMX Helsinki
Keskeiset tiedotusvälineet
www.aktia.fi